Job Description

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Notre client dans le secteur du commerce de détail cherche à recruter un(e) Responsable Administrative qui sera rattachée à la Directrice Générale. Le/La Responsable Administrative a la responsabilité de superviser les importations, de planifier les voyages personnels et professionnels de la Directrice, de faire des demandes de cotation et de confirmer les commandes auprès des fournisseurs.

Missions:

Planification et organisation des voyages personnels et professionnels de la Directrice:
Préparer tous les itinéraires
- Réservation des billets d'avion, des hôtels et des salons et foires
- Prise de rendez-vous avec des fournisseurs
Compiler le dossier de voyage avec les itinéraires, les agendas, les contacts fournisseurs avec carte de visite, la liste des commandes précédentes avec les prix d'achat, les photos des produits et commentaires sur les produits (fast ou slow moving).
Dresser la liste des produits que les clients demandent selon les informations reçues des boutiques en extrayant les informations de l'onglet Demandes client de la Chartre Hebdo.
Prévoir, avec la comptabilité, les fonds nécessaires sur la carte bancaire personnelle de la Directrice et la carte professionnelle de la compagnie ainsi que la disponibilité des devises étrangères.
S'assurer que la Directrice aura un téléphone portable du pays visité.
Conserver une copie intégrale du dossier de voyage par pays et par année comme référence pour l'organisation de voyages futurs.

Suivi des commandes containers:
Préparer les 'buyings' par fournisseur en inscrivant dans un fichier Excel la description des produits, les références extraites des documents de la Directrice, les couleurs, les prix, les dimensions, les quantités et les remarques.
Ajouter à ces commandes les informations reçues des boutiques dans l'onglet Recommande (re-order) et dans l'onglet commande clients (le cas échéant) en identifiant les produits qui sont des recommandes, les produits qui sont des commandes fermes et les produits qui sont nouveaux.
Donner les fichiers Excel au Gestionnaires des opérations pour voir si les références utilisées peuvent être subtilisées par des références déjà existantes dans le POS.
Remplacer, après concertation avec le Gestionnaire des opérations, les références nouvelles par des références existantes dans le POS pour tous les produits existants
Envoyer par courriel les commandes aux fournisseurs en leur demander leur facture pro-format.
Finaliser les commandes avec la Directrice Générale, amender les 'buyings' et confirmer les commandes avec les fournisseurs et leur demandant leur factures pro-format finales et leurs termes de paiement.
Vérifier que les factures pro-format finales reçues des fournisseurs sont conformes aux `buyings' finaux.
Demander à la Comptabilité la copie jaune de Shibani et l'envoyer aux fournisseurs, envoyer ensuite la copie du tranfert 'swift' à ces mêmes fournisseurs et faire un suivi pour s'assurer qu'ils ont bien reçu les transferts télégraphiques.
Faire un suivi avec les fournisseurs pour obtenir leurs photos de production pour approbation par la Directrice générale et renvoyer aux fournisseurs les remarques et recommandations.
Envoyer à chacune des boutiques, après paiement final aux fournisseurs et à la fermeture des containers, les photos des prochains arrivages aux fins de promotion auprès des clients.
Vérifier si les photos des achats sont utilisables pour le POS et informer le Gestionnaire des opérations.
Faire le suivi avec les fournisseurs, à l'arrivée des conteneurs au store, en cas de problèmes pour trouver une finalité aux items manquants, non conformes à la commande ou abimés.

Demandes de cotation/recommandes:
Faire les demandes de cotation auprès des fournisseurs locaux et internationaux selon les requêtes reçues des boutiques, des hôtels ou autres clients.
Transmettre le prix des fournisseurs à la Commis de bureau pour la préparation de la cotation.
Finaliser la commande auprès des fournisseurs en demandant à la Comptabilité d'effectuer le paiement des dépôts.
Faire le suivi de la commande auprès des fournisseurs.
Informer le Gestionnaire des opérations de la livraison des commandes.

Nouveaux produits et fournisseurs:
Rechercher de nouveaux produits et de nouveaux fournisseurs à l'étranger.
Tenir à jour les fichiers fournisseurs avec toutes leurs coordonnées.

Dossiers personnels de la Directrice/correspondance:
Faire le suivi des différents dossiers personnels de la Directrice (maison, médical, enfants, biens immobiliers, petite caisse etc.).
Classer les dossiers importations et personnels de la Directrice.
Rédiger les lettres et les correspondances personnelles de la Directrice et de la compagnie.