Job Description

overview

Notre client, un acteur majeur dans le secteur de l'immobilier cherche à recruter un/une Assistant(e) Administratif(ve) et Chargée de l’Accueil.

Missions:

Gestion Administrative :
Traitement des correspondances :
Réception, tri, et suivi des courriers et e-mails entrants.
Rédaction de courriers administratifs.

Gestion documentaire :
Archivage et organisation des dossiers administratifs.
iSuivi des documents légaux et contractuels liés aux copropriétés.

Soutien administratif :
Assistance dans la préparation des assemblées générales (convocations, ordres du jour).
Gestion des agendas et organisation des rendez-vous.

Soutien comptable :
Assistance dans les encaissements clients.

Gestion de l’Accueil :
Accueil physique et téléphonique :
Réception et orientation des copropriétaires, prestataires, et visiteurs.
Traitement des demandes simples ou redirection vers les interlocuteurs concernés.

Communication :
Fournir des informations claires et précises sur les procédures et événements.
S’assurer d’un accueil chaleureux et professionnel.

Gestion des Salaires des Employés de Copropriétés/Associations Foncières :
Traitement des paies :
Collecte et saisie des données relatives aux employés (heures travaillées, absences, congés).
Préparation des bulletins de salaire et vérification des éléments de paie.

Conformité et déclarations sociales :
Assurer le respect des obligations légales et sociales.
Transmission des déclarations aux organismes compétents (MRA, caisses de retraite, etc.).

Suivi des contrats :
Gestion des contrats de travail des employés de copropriétés.
Suivi des évolutions de carrière et des éventuelles ruptures.

Coordination avec les Parties Prenantes :
Interaction avec les gestionnaires :
Collaborer avec les gestionnaires pour le suivi des besoins des copropriétés/Association Foncières.
Fournir un support administratif aux projets liés à la gestion des employés.

Prestataires externes :
Assurer la liaison avec les services de paie externalisés si nécessaire.
Gestion des relations avec les organismes sociaux.