Job Description

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Notre client un acteur majeur dans le secteur de l'immobilier, cherche à recruter une Assistante Administrative Copropriétés qui jouera un rôle clé dans le suivi des tâches administratives et organisationnelles liées à la gestion des copropriétés et des associations foncières et assistera le responsable dans le traitement des dossiers, la relation avec les copropriétaires, et la coordination des activités quotidiennes.

Mission:

Support Administratif :
Préparer les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux des assemblées générales et des réunions d’associations foncières.
Gérer les courriers entrants et sortants, ainsi que les documents contractuels.
Tenir à jour les registres réglementaires et administratifs des copropriétés.

Gestion des Relations avec les Copropriétaires et Membres :
Répondre aux demandes des copropriétaires ou membres par téléphone, courrier ou e-mail.
Transmettre les informations nécessaires aux copropriétaires concernant les travaux, charges, ou décisions d’assemblée.
Assister à la gestion des réclamations courantes et orienter les problématiques complexes vers le responsable.

Coordination avec les Prestataires :
Suivre les interventions techniques (plannings, vérifications, réception de travaux).
Assurer le lien avec les prestataires pour le suivi des contrats d’entretien, de maintenance ou autres services.
Aider à la préparation des dossiers d’appel d’offres.

Support Comptable et Financier :
Collecter et classer les pièces comptables nécessaires (factures, bons de commande, etc.).
Assurer le suivi des règlements des charges de copropriété en collaboration avec le service comptabilité.
Préparer les tableaux récapitulatifs pour les budgets prévisionnels ou les suivis financiers.
Envoyer les appels de fonds.

Organisation et Gestion des Dossiers :
Assurer le classement et l’archivage des dossiers physiques et numériques des copropriétés et associations.
Participer à la mise à jour des bases de données clients et des documents de gestion.