Job Description

overview

Notre client cherche à recruter un(e) Middle Office & Operations Officer qui sera sous la responsabilité du COO et de l’Operations Manager, le/la collaborateur(trice) assure au quotidien le traitement des opérations administratives, comptables et middle-office du Groupe et la gestion de projet d’amélioration permanente des processus. Le/la Middle Office & Operations Officer, jouera un rôle essentiel dans la production d’informations financières fiables et pertinentes à destination de la famille et du management et dans l’optimisation de l’organisation. Ce poste requiert à la fois rigueur opérationnelle et esprit d’initiative. Nous recherchons une personne capable d’assurer avec fiabilité les tâches récurrentes du poste, tout en adoptant une démarche proactive : alerter lorsqu’un point mérite attention, être force de proposition et contribuer activement à l’amélioration continue des outils et des méthodes de travail pour accompagner le développement du groupe en mode gestion de projet.

Missions:

Opérations liées aux Investissements
En s’appuyant sur l’IA :
Réception, sauvegarde et suivi des appels de fonds et des distributions (fonds de Private Equity, participations directes, co-investissements).
Saisie des valorisations unitaires des instruments dans l’outil de gestion.
Gestion documentaire et administrative : GED, classement des documents juridiques et bancaires, appui aux process de KYC et de souscription.
Traitement et suivi des flux associés

Opérations de gestion de trésorerie
En s’appuyant sur l’IA :
Saisie quotidienne des mouvements bancaires dans l’outil de gestion du Groupe.
Rapprochement des paiements entre les relevés bancaires, les échéanciers et les pièces justificatives.
Identification, analyse, documentation et remontée de tout écart non justifié.
Suivi de la position de trésorerie des comptes des différentes entités du Groupe.
Identification des besoins et excédents de liquidités, et proposition d’opérations de gestion de trésorerie (arbitrages, virements inter-sociétés, placements ou rapatriements de fonds) afin d’optimiser le niveau de cash disponible.
Participation à l’élaboration des prévisions de trésorerie et à l’anticipation des besoins de financement à court terme.

Gestion administrative et comptable
Collecte, saisie et ventilation analytique des factures de l’ensemble des sociétés du Groupe (achats, ventes, banque, investissements), puis transmission à la comptabilité.
Participation aux réconciliations bancaires et au suivi des notes de frais.
Rapprochement des dépenses engagées avec le budget et signalement des dépassements.

Reporting
Mise à jour des tableaux de suivi et des tableaux de bord, y compris la valorisation trimestrielle des portefeuilles et les indicateurs budgétaires.
Appui à la production des reportings à destination des équipes, du management et des partenaires externes.

Projets et outils
Participation aux projets d’amélioration des processus et des outils du Groupe et prise en charge de projet au fur et à mesure de la prise de seniorité
Contribution au déploiement et à l’utilisation des outils d’intelligence artificielle dans les tâches quotidiennes : traitement documentaire, automatisation de la saisie, contrôles de cohérence.
Documentation des procédures et propositions d’optimisation.